Die aktuelle Fachkräfteengpassanalyse der Bundesagentur für Arbeit zeigt viele Jahre in Folge, dass eine Stelle als Apotheker:in fast ein halbes Jahr unbesetzt bleibt, bis sich ein passender Bewerber bzw. eine passende Bewerberin findet. Und das ist nur der Schnitt. In kleinen Apotheken dauert es erfahrungsgemäß deutlich länger – und bei den PTA sieht es kaum besser aus.  

Wie kann gegengesteuert werden, wenn die Schulferienzeit naht und damit die Apotheke unterbesetzt bleibt oder die Mitarbeiter:innen verärgert sind, weil sie den Erholungsurlaub mit der Familie nicht genehmigt bekommen? Dafür gibt es die Apothekenvertretungen, die Apotheker:innen, PTA und PKA für diese Engpasszeiten weitervermitteln. Aber vielleicht möchtest du gerne als Apothekenvertretung tätig sein. Wir geben dir einen Überblick*. 

acbira: Angebot für PTA & Approbierte

acbira stellt in erster Linie PTA, aber auch Approbierte als vollwertige und unbefristete Angestellte in Voll- oder Teilzeit bei sich ein. Bei Teilzeitmodellen haben die Mitarbeiter:innen entsprechend freie Wochen. Beispielsweise arbeiten sie bei einer 75-Prozent-Stelle monatlich drei Wochen am Stück und haben anschließend eine Woche Freizeit. Da die Mitarbeiter:innen fest angestellt sind, kostet die Vermittlung zu einer Apotheke, die eine PTA oder Apotheker:in benötigt den Angestellten bei acbira nichts. Auch die Fahrtkosten zu den Projekten werden firmenseits übernommen. 

Das Unternehmen sieht folgende Vorteile:  

Geeignet dürfte die Tätigkeit bei acbira vor allem für reisefreudige Kolleg:innen sein, die frei in der beruflichen Zeiteinteilung sind und keine täglichen familiären Verpflichtungen haben, da die Vertretungsprojekte immer wochenweise und häufig über längere Zeiträume gehen. Das Interesse an abwechslungsreicher Tätigkeit in unterschiedlichsten Apotheken, Anpassungsfähigkeit, Flexibilität sollte gegeben sein und wird vorausgesetzt. 

Apocenna Consulting für Approbierte, PTA & PKA

Apocenna Consulting bietet verschiedene Personaldienstleistungen für Apotheken an. Dazu gehören neben Personalgewinnung im Bereich festangestelltes pharmazeutisches Fachpersonal auch Vertretungen bei kurzfristigen Engpässen. Bei der klassischen Vermittlung von Vertretungen für Approbierte, PTA und PKA wird Apocenna Consulting für die suchende Apotheke tätig. Für eine erfolgreiche Vermittlung wird eine Vermittlungsprovision (Pauschale pro Woche Einsatz in der Apotheke) erhoben, die von der suchenden Apotheke gezahlt wird. Für Vertreter:innen ist die Dienstleistung kostenlos.  

Die Vereinbarung über die Vertretung wird direkt zwischen Apotheke und Vertreter:in geschlossen. Das bedeutet, dass die Vertreter:innen entweder auf freiberuflicher Basis oder im Rahmen einer kurzfristigen Anstellung bei der Apotheke arbeiten. Eine Anstellung bei Apocenna Consulting erfolgt nicht. Die Vermittlungsprovision für Apothekeninhaber:innen ist als Pauschale angelegt. Es gibt außerdem keine „Ausschließlichkeits-Vereinbarung“: Das bedeutet, dass die Vertreter:innen neben Aufträgen, die von Apocenna vermittelt wurden, auch andere Aufträge annehmen können. Weiterhin können sich freiberufliche Vertreter:innen in die Datenbank aufnehmen lassen. So können sie bei aktuellen Suchen kontaktiert werden. 

Als Alternative bietet die Agentur Apotheken und Vertreter:innen zusätzlich auch die Plattform apothekenvertretung.info an. Hier treten die suchende Apotheke und der/die (freiberufliche) Vertreter:in direkt miteinander in Kontakt und stimmen sich über die anstehende Vertretung ab. Die Suche erfolgt anhand des Zeitraums, für den eine Vertretung benötigt wird und kann über verschiedene Kriterien verfeinert werden. Die Vereinbarung über eine Vertretung wird ebenfalls direkt zwischen Apotheke und Vertreter:in geschlossen.  

Die Plattform ist mit etwa 250 registrierten Vertretungsapothekern allerdings bisher ausschließlich auf den Bereich Approbierte ausgerichtet und für die Vertretungsapotheker:innen kostenlos. Apothekeninhaber:innen können sich ebenfalls kostenfrei registrieren, müssen aber – sobald sie eine Suche starten möchten – einen Nutzungszeitraum von einem, sechs oder zwölf Monaten buchen. In dem gebuchten Zeitraum kann die Website für beliebig viele Suchzeiträume und Anfragen bei Vertreter:innen genutzt werden. Zusätzliche Kosten – beispielsweise eine Vermittlungsprovision –fallen nicht an. 

Wissenswertes zur Plattform: 

ApothekerHelfer – Vermittlung von erfahrenen Approbierten

Bei ApothekerHelfer werden ausschließlich ehemalige Apothekeninhaber:innen als Chef-Vertretung oder Filialleitung auf Zeit vermittelt. Wer als freiberufliche/r Vertreter:in bei ApothekerHelfer um Vermittlung anfragt, kann seine Konditionen selbst verhandeln. Dabei ist sie sowohl für den Suchenden als auch den Vertretenden kostenfrei.  

Die Vorteile sieht Michael Jeinsen, regionaler Repräsentant der ApothekerHelfer, bei diesem Service-Netzwerk für Apothekeninhaber/innen, dass ausschließlich erfahrene ehemalige Inhaber:innen vermittelt werden. Sie seien jederzeit in der Lage, jegliche Vakanzen fachlich und seitens des Erfahrungshorizonts auszufüllen. Da keine Vermittlungskosten berechnet werden, sind die Vertreter:innen für die suchende Apotheke in der Regel günstiger als im üblichen Vermittlungsverfahren, obwohl die Vertretenden für sich ein höheres Honorar erzielen können, das ihrer Kompetenz und ihren Fähigkeiten entspricht. Diesen Umstand bezeichnet er als eine Win-Win-Situation.  

Warum bestehen diese Vermittlungsangebote, obwohl die ApothekerHelfer nicht profitieren? „Weil wir damit als „Die ApothekerHelfer“ unsere eigentlichen Dienstleitungen in Bezug auf Apothekenerhalt (Gründung und Übernahme), Apothekenerfolg (Mitarbeiterbindung und -gewinnung) sowie Apothekensicherheit (Absicherung und Schadenprävention) im Markt bekannt machen und „unseren“ ehemaligen Kunden obendrein ein attraktives Betätigungsfeld nach der eigenen Apothekenabgabe bieten können“, sagt Jeinsen. Das Angebot ist insbesondere für Apotheken mit Vakanzen, die weit vorher planbar seien, sehr interessant. Für kurzfristige Anfragen seien dagegen andere Anbieter am Markt deutlich besser aufgestellt. 

Approtime: Angebot für Approbierte

Approtime gibt es bereits seit 20 Jahren. Alle Mitarbeiter:innen sind in einer Festanstellung mit allen dazu gehörenden Sozialleistungen (Urlaubsanspruch, Absicherung im Krankheitsfall etc.). Das Angebot richtet sich allerdings ausschließlich an Apotheker:innen, nicht an PTA und PKA. Tagesvertretungen werden nicht angeboten, sondern nur Einsätze, die mindestens eine Woche dauern. Das Angebot ist daher für alle Apotheker:nnen geeignet, die flexibel sind und blockweise arbeiten sowie in dieser Form ihre Freizeit genießen möchten. Besonders angesprochen werden daher vor allem Berufsanfänger:innen, die räumlich nicht gebunden sind, und erfahrene Apotheker:innen, die nicht nur in einer Apotheke arbeiten möchten.  

Die Vorteile für ihre Mitarbeiter:innen sieht Approtime unter anderem bei: 

Belu: Für approbiertes und nicht-approbiertes Apothekenpersonal

Belu hat sich auf die Personalsuche im Apothekenbereich im Rhein-Main-Gebiet spezialisiert. Das Unternehmen vermittelt approbierte Apotheker:innen, PTA, PKA, Pharmazieingenieur:innen, Urlaubs-, Krankheits- und Chefvertretungen sowie Filialleiter:innen, die einen Anstellungsvertrag bei der Belu erhalten. Dort erhalten sie einen unbefristeten Arbeitsvertrag mit übertariflicher Bezahlung. Die Grundlage ist der Adexa-Tarif. Die Mitarbeiter:innen können nach individueller Absprache fest in die Apotheke integriert und übernommen werden. Als Vertretungskraft kann man lang- und kurzfristig bei einzelnen Apotheken eingesetzt werden.  Für die Apotheken fällt keine Provisionsgebühr an.  

Das bietet Belu den Bewerber:innen unter anderem an: 

Flying Pharmacist: Für freiberufliche Approbierte, PTA & PKA

Bei Flying Pharmacist bist du als Vertreter:in freiberuflich tätig und wirst nicht als angestellte Fachkraft vermittelt. Somit kannst du dir die eigenen Wunschtermine und Arbeitsorte selbst heraussuchen. Das Angebot richtet sich sowohl an Approbierte als auch an PTA und PKA bundesweit. Für die Vertretungskräfte sind Vermittlung, Akquise und Buchhaltung samt Erstellung der Abrechnungen komplett kostenfrei. Die Vorteile für die Vertreter:innen sieht die Firma bei frei verhandelbaren Honoraren, der Übernahme von Unterkunftskosten und Fahrtkosten sowie einem hohen Erfahrungsschatz durch bundesweite Dienste bei einer Horizonterweiterung. Weiterhin werden den Vertretungskräfte viele Serviceleistungen angeboten.  

Das Angebot der Flying Pharmacist eignet sich für Vertretungskräfte, die neben ihrer Stammapotheke zusätzlich verdienen möchten, für frisch gebackene Pharmazeut:innen und für alle Personen, die Abwechslung wünschen und Deutschland kennenlernen wollen. Über die angebotene App können Apotheken und freie Vertretungskräfte die Vertretungen organisieren und verwalten. Außerdem wird angezeigt, welche Rechnungen bereits bezahlt und welche in Arbeit sind. Zusätzlich steht den Vertretungskräften ein Kalender zur besseren Übersicht der Einsätze zur Verfügung. 

hsi health care experts – spezialisiert auf ausländische Apotheker:innen

Bei hsi health care experts werden Apotheker:innen, PTA, PKA, Vertretungsapotheker:innen sowie Auslandsapotheker:innen (auch aus dem nicht EU-Land) vermittelt. Dabei stehen folgende Dienstleistungsarten zur Verfügung: Personalvermittlung, Zeitarbeit (Arbeitnehmerüberlassung) und freiberufliche Tätigkeit als Vertretungsapotheker:in. Die Bezahlung ist übertariflich. Interessierte können sich über das Online-Bewerbungsformular bewerben. 

Das Unternehmen unterstützt außerdem Apothekeninhaber:innen dabei, eine passende approbierte Fachkraft aus dem Ausland zu rekrutieren, und erledigt die behördlichen Vorgaben.  

Pharma Career: Für Approbierte, PTA & PKA

Die Vermittlungsplattform Pharma Career richtet ihr Angebot an freiberufliche Apotheker:innen, PTA und PKA, die nicht bei ihnen direkt angestellt werden. Für die Vertreter:innen ist die Registrierung und Vermittlung kostenfrei und unverbindlich. Das Angebot ist für jeden pharmazeutische Fachkraft geeignet, der gerne flexibel arbeiten und nicht fest an einen Arbeitgeber gebunden sein möchte. Ebenso richtet sich das Angebot an Teil- oder Vollzeitbeschäftigte, die neben Ihrer Festanstellung nach weiteren Verdienstmöglichkeiten suchen und neue Arbeitsumfelder kennenlernen möchten. Das Unternehmen hat bundesweite Vertretungsanfragen, sodass sie für jede Vertretungskraft das passende Angebot finden können. Pharma Career übernimmt zudem die Rechnungserstellung. 

PharmaHeld: Vertretungen in Form von Minijobs

Die PTA und Apotheker:innen, die bei PharmaHeld registriert sind, werden kurzfristig über die jeweiligen Apotheken auf Minijob-Basis eingestellt. Die Vermittlung ist für die Bewerber:innen kostenfrei. Es gibt lediglich eine einmalige Anmeldegebühr, die für PTA 19 Euro und für Approbierte 29 Euro beträgt. Sie wird fällig, wenn ein erfolgreicher Einsatz stattgefunden hat. Bei der Vermittlung von Freiberufler:innen wird eine Tagesgebühr in Höhe von fünf Euro erhoben.  

Folgende Vorteile sieht die Firma: 

Pharma Jumper: Für freiberufliche Approbierte, PTA & PKA

Relativ neu auf dem Gebiet der Apothekenvertretungen ist Pharma Jumper. Die Firma bringt Apotheker:innen mit Apotheken zusammen und funktioniert nach dem „Tinder“-Prinzip. Für Apotheken fallen keine hohen Vertretungs- und Vermittlungsgebühren an, pro Vertretungsgesuch nimmt die Firma lediglich zehn Euro netto. Die Vertretungskräfte müssen nichts bezahlen, sie bekommen den vollen vereinbarten Lohn ausgezahlt.  

Über die kostenlose App können Vertretungsangebote und -gesuche eingestellt werden. Mittels Suchmöglichkeiten (nach Stundensatz, Entfernung, Deutschkenntnisse usw.) werden direkt die passenden Vertretungsangebote für Apotheken bzw. die Vertretungsgesuche von Apotheken angezeigt. Apothekenvertreter:innen werden per App benachrichtigt. Es gibt ebenfalls eine Chatmöglichkeit: Sie wird freigeschaltet, wenn die suchende Apotheke die Gebühr bezahlt hat.  

Gesellschafterin und Ideengeberin Nicole Hoffeins sagt: „Ziel ist es, die Apotheken vor allem bei kurzfristigen Engpässen zu unterstützen. Apothekeninhaber:innen können morgens in die App reinschauen, z. B. weil sie krank sind und dringend eine Vertretung suchen. Über den Chat können sie dann jemanden, der in Frage kommt, kurzfristig und direkt kontaktieren“. 

*kein Anspruch auf Vollständigkeit