Bei den immer komplexer werdenden Arbeitsanforderungen in der Apotheke gibt es auch immer wieder neue Fragen wie „Wie und wann drucke ich die 50-Cent-Pauschale aufs Rezept?“ oder „Was mache ich, wenn eine Arzneimittelpackung von securpharm nicht akzeptiert wird?“. Auch bekannte Situationen gilt es immer wieder zu hinterfragen. So kann sich etwa die Frage stellen, wie bezahlte Bestellungen gehandhabt werden sollen, die auch nach mehr als vier Wochen immer noch nicht abgeholt wurden.

Aber auch zwischenmenschliche Beziehungen können im Arbeitsalltag zur Herausforderung werden und so bei einem Teammeeting thematisiert werden. Das ist sogar sinnvoll, denn dadurch lassen sich größere Reibungen und Missverständnisse sowie eine Gefährdung des guten Arbeitsklimas vermeiden. Im Hinblick auf die vielen Teilzeitkräfte sollte ein guter Informationsfluss innerhalb des Teams gewährleistet sein – alle sollten möglichst den gleichen Wissensstand haben.

Kleine und große Probleme gemeinsam lösen

Um das zu erreichen, kann ein Teammeeting sehr hilfreich sein. In der Regel wird nach einem Termin geschaut, an dem idealerweise alle, aber zumindest möglichst viele teilnehmen können. Ein Vor-Ort-Treffen muss nicht zwingend sein, der Austausch per Video-Unterhaltung kann von Vorteil sein – je nach dem, was betrieblich möglich ist.

Manchmal bestellt der Chef oder die Chefin freundlicherweise noch Pizza für das Treffen, damit nach Feierabend alle gestärkt sind. Wird die Zusammenkunft dann Freizeit als bewertet? Nein, sagt der Bundesrahmentarifvertrags für Apothekenmitarbeiter. Denn da ist in §3 genau festgehalten, dass Teambesprechungen Arbeitszeit sind. Somit können sich die Angestellte für die Dauer des Meetings Überstunden aufschreiben.

Kleiner Sitzungsleitfaden

AMIRA hat einige Punkte zusammengestellt, die den Erfolg einer Teamsitzung erhöhen und diese nicht ins Uferlose ausarten lassen.

1. Zielsetzung der Sitzung:

Definiert klar, welches Ziel die Teamsitzung verfolgt. Stellt sicher, dass alle Teilnehmer wissen, warum die Sitzung stattfindet.

2. Agenda erstellen:

Eine Tagesordnung mit den Themen, die während der Sitzung behandelt werden sollen, ist die halbe Miete. Die Agenda wird den Teilnehmern vorher bekannt gegeben, damit sie sich vorbereiten können.

3. Terminplanung:

Der ausgewählte Termin sollte für möglichst alle Teilnehmer passen. Dazu sind die Arbeitszeiten und die Verpflichtungen der Apothekenmitarbeiter zu berücksichtigen. Können Vormittags-Kräfte wirklich ohne Probleme am Abend dabei sein? In stressigen Phasen sind Sitzungen tabu.

4. Ort und Technik:

Falls es eine Präsentation gibt: Checkt im Voraus den Rechner, um Verzögerungen während der Sitzung zu vermeiden.

5. Teilnehmer einbeziehen:

Alle Teilnehmer sollten aktiv an der Sitzung teilnehmen können. Dazu braucht es eine offene und respektvolle Atmosphäre, in der sich jeder frei äußern kann.

6. Zeitmanagement:

Jeder Themenbereich hat seine Zeit. Aber nicht mehr. Zeitdisziplin zeigt, dass alle die Zeit der Teilnehmer respektieren und effizient arbeiten.

7. Protokollführung:

Ein Protokoll hilft, Missverständnisse zu vermeiden. Vor der Sitzung sollte deshalb ein Protokollant bestimmt werden.

8. Aktive Moderation:

Die Sitzungsleitung sollte durch aktive Moderation dafür sorgen, dass die Diskussionen fokussiert bleiben und alle Teilnehmer zu Wort kommen.

9. Follow-up:

Stellt sicher, dass die verantwortlichen Personen die vereinbarten Aufgaben umsetzen und überprüft Sie den Fortschritt in den nächsten Teamsitzungen.

10. Feedback einholen:

Eine Feedback-Schleife bietet Verbesserungspotenzial für die nächste Teamsitzung. Deshalb: Einfach fragen, was gut bzw. eher schlecht war. Dies aber im Einzelgespräch und ein paar Tage nach der Sitzung.