Wenn in Apotheken ein ständiges Kommen und Gehen herrscht, stresst dies nicht nur das Team, es stellt auch ein finanzielles Debakel für die Apothekenleitung dar. „Jede Kündigung in Apotheken zieht Kosten von bis zu einem gesamten Jahresgehalt nach sich“, sagt Nico Imér. Umso wichtiger ist es, dass die neu gewonnenen Kolleginnen und Kollegen gut ankommen und gleich eine Bindung zum Unternehmen aufbauen können. „Neue Mitarbeitende wollen schnellstmöglich nicht mehr die Neuen sein. Sie wollen dazugehören und sich einbringen“, beschreibt der Experte.  Ihm zufolge vermittelt eine Apotheke künftigen Kolleginnen und Kollegen schon im Preboarding – also der Zeit zwischen Vertragsunterzeichnung und erstem Arbeitstag – ob sie den Mitarbeiter gut im Team ankommen lässt.

Hilfreich ist, so Imér, den Neuankömmlingen ein paar Wochen vor Arbeitsbeginn Informationen zu schicken, mit denen sie besser starten können. Beispielsweise kann auf einer digitalen Plattform eine Visualisierung zeigen, wo in der Apotheke welche Produkte stehen oder welche Hobbys und Interessen die neuen Kolleg:innen im Team haben. Das liefert Anknüpfungspunkte für Gespräche und erleichtert die Orientierung in den ersten Tagen. Für einen weiteren wichtigen Faktor hält er auch eine professionelle Fehlerkultur im Team: „Das nimmt den neuen Mitarbeitenden die Angst davor, Fehler zu machen und erhöht die Leistung.“ 

Sich willkommen fühlen

Für „die Neuen“ wirke es zudem einladend, wenn sich die Führungskraft gut vorbereitet hat. Und das gesamte Team sollte Bescheid wissen, dass sie am heutigen Tag hinzustoßen. Noch schöner ist es, wenn Freude und Vorbereitung sichtbar werden: „Das kann in Form einer Dekoration sein und eines Willkommensgeschenks wie zum Beispiel eine Tasse mit dem Namen der Person und dem Logo der Apotheke“, sagt Imér. Ebenso bedeutsam ist für ihn die technische Vorbereitung. Dazu zählen der Garderobenplatz, das eigene Schließfach, der Material- und Systemzugang, das Arbeitsshirt der Apotheke und der bereits eingerichtete Mitarbeiterzugang am Computer.

Konkrete Schritte für das Onboarding

Damit nicht vergessen wird, empfiehlt Experte Imér, sich Kalendereinträge zu machen. Die Erledigung folgender Aufgaben zählen zu einem gelungenen Start dazu:

Vor dem ersten Arbeitstag: Die Einführung in Apothekenabläufe und Apothekenkultur, gern auch mit weiteren Informationen. Diese Infos können in digitaler Form einfach zugänglich gemacht werden.

Am ersten Arbeitstag: Vorstellung und Kennenlernen der einzelnen Teammitglieder. Das Kennenlernen sollte nicht nebenbei im hektischen Tagesgeschäft erfolgen. Ein gemeinsames Teamfrühstück oder -mittagessen vermittelt direkt ein authentisches „Wir-Gefühl“ und ist ein guter Übergang in den ersten Tag.

Ein Mentor sollte das neue Teammitglied fachlich und emotional durch die ersten Wochen begleiten. Die fachliche Begleitung fördert gute Leistung. Die emotionale Begleitung hilft, in Team und Kultur hineinzufinden. Imér dazu: „Zur Motivation kann der Arbeitgebende beiden Personen im ersten Monat jeden Freitag ein Mittagessen sponsern.“

Einführung in notwendige Abläufe, Programme, Geräte: Bestenfalls stehen die wichtigsten Informationen schon vor dem ersten Arbeitstag (digital) zur Verfügung. Sensibles Wissen und praktische Erfahrung werden dann vor Ort vermittelt.

Feedbackrunden: Die Person muss Gelegenheit haben, wahrgenommen zu werden. Wo sind individuelle Wünsche und Schwierigkeiten? Die Führungskraft sollte beispielsweise regelmäßig abwechselnd mit bestehenden und neuen Mitarbeitenden essen gehen. 

Was gibt es noch zu beachten?

Ein vollständiges Onboarding in Apotheken kann drei bis sechs Wochen dauern. Das ist abhängig von der Position und den Vorerfahrungen der Kolleginnen und Kollegen. Ein gutes Preboarding und Onboarding erhöhen dabei die Produktivität und Motivation deutlich.

Die drei größten Fehler beim Onboarding? Für Imér sind das eine unstrukturierte Einarbeitung ohne Plan, das Versäumnis, für sozialen Anschluss zu sorgen sowie die mangelnde Verfügbarkeit von wichtigen Informationen. Der Unternehmensberater verdeutlicht: „Wichtige Informationen einmal digital anzulegen und neuen als auch etablierten Mitarbeitenden verfügbar zu machen, rentiert sich sehr schnell und sorgt dafür, dass alle den gleichen Wissensstand haben.“

Kontinuierliche Leistungsanreize schaffen

Grundsätzlich sollten Führungskräfte sich auf zwei Aufgaben konzentrieren: „Wichtig ist es, den Mitarbeitenden zu ermöglichen, eine starke Leistung zu bringen – beispielsweise durch professionelle Organisation und Kommunikation.“ Der emotionale Aspekt sei die zweite Aufgabe: „Mitarbeitende werden durch Wertschätzung motiviert und gebunden.“ Diese beiden Faktoren würden deutlich besser funktionieren als Gehaltserhöhungen. Die Vergütung sollte marktgerecht sein, aber nicht im Vordergrund stehen, so der Experte.